Kurzfassung
Onboarding-Checkliste existierte nur in Word und wurde per Mail rumgeschickt – niemand hatte Überblick. Lösung: Word-Checkliste ins Ticketing-System integriert, endlich richtig digitalisiert.
Ausgangslage
- → Onboarding-Checkliste existierte nur als Word-Dokument
- → Wurde per Mail rumgeschickt zwischen HR, IT, Facility
- → Niemand hatte Überblick – wer ist dran, was fehlt noch?
- → Abhängigkeiten nicht klar – 'warte noch auf HR/IT/Facility'
- → Hoher Koordinationsaufwand durch viele Rückfragen & Status-Updates
Ziel
- ✓ Word-Checkliste endlich richtig digitalisieren
- ✓ Strukturierter Workflow mit klaren Zuständigkeiten
- ✓ Überblick schaffen – wer ist dran, was fehlt noch?
Umsetzung
- 1. Word-Checkliste analysiert & kategorisiert (HR, IT, Facility)
- 2. Service Request Types im Ticketing-System angelegt (Jira Service Management)
- 3. Formulare für jeden Request Type erstellt (z.B. 'AD-Account anlegen', 'Laptop bestellen')
- 4. Automatische Zuweisung an richtige Teams konfiguriert
- 5. Abhängigkeiten zwischen Requests modelliert (z.B. 'AD-Account zuerst, dann E-Mail')
- 6. Workflows mit Automation Rules aufgesetzt (Status-Updates, Notifications)
- 7. Dashboard für HR erstellt – Übersicht über alle laufenden Onboardings
- 8. Schulung für HR & IT-Teams durchgeführt
Ergebnis
- ✓ Endlich richtig digitalisiert – statt Word per Mail rumschicken
- ✓ Überblick für alle – jedes Team sieht nur seine Aufgaben
- ✓ ~70% weniger Koordinationsaufwand für HR
- ✓ Transparenz – HR sieht Status aller Requests auf einen Blick
- ✓ Schnelleres Onboarding – von Ø 7 Tagen auf 3 Tage
Stack & Technologien
Jira Service Management, Automation Rules, Custom Forms, Workflows, Dashboard, Notifications
Hinweis: Projekt anonymisiert (NDA). Konkrete Details zu Unternehmen und Zahlen wurden angepasst.