Prozess-Automatisierung
Wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigen lassen. Ich programmiere Abläufe über mehrere Programme hinweg – besonders in gewachsenen Produktions- und Handelsumgebungen, aber ebenso für kleinere Teams mit klaren Prozesszielen.
Was wir bieten
Workflow-Automatisierung (RPA)
Automatisierung von wiederkehrenden Klickstrecken und manuellen Eingaben (Robotic Process Automation). Besonders praktisch, wenn Programme keine Schnittstelle haben, aber trotzdem automatisch befüllt werden sollen.
Datenextraktion & -verarbeitung
Automatisches Auslesen von Daten aus PDFs, E-Mails oder Excel-Dateien mittels OCR und strukturierter Datenextraktion. Mit Fehlerprüfung und Benachrichtigung, wenn etwas manuell nachgearbeitet werden muss.
Business Process Management (BPM)
Modellierung und Automatisierung eurer Geschäftsprozesse mit BPM-Tools. Von Bestellfreigaben über Rechnungsprüfung bis zu mehrstufigen Genehmigungsworkflows – mit nachvollziehbarer Historie.
Monitoring & Alerting
Überwachung automatisierter Prozesse mit automatischer Benachrichtigung bei Fehlern oder unerwarteten Zuständen. Damit ihr wisst, wenn etwas nicht läuft – bevor es zum Problem wird.
Wie wir vorgehen
Prozessanalyse & Potenzial-Check
Welche Aufgaben kosten am meisten Zeit? Wo werden Daten mehrfach eingegeben? Wo entstehen Fehler durch manuelle Arbeit? Ich schaue mir deine Abläufe an und identifiziere, was sich lohnt zu automatisieren.
Design & Workflow-Logik
Ich definiere die Automatisierungslogik: Was passiert wann? Welche Entscheidungen werden getroffen? Was passiert bei Ausnahmen? Mit klarer Dokumentation, damit du den Ablauf nachvollziehen kannst.
Implementierung & Testing
Ich baue die Automatisierung und teste sie mit echten Daten. Erst im Parallelbetrieb, dann produktiv – mit Rollback-Möglichkeit, falls etwas schiefgeht.
Überwachung & Optimierung
Monitoring der automatisierten Prozesse mit Fehler-Logs und Statistiken. Du siehst, wie viel Zeit gespart wird – und ich kann nachjustieren, wenn sich Abläufe ändern.
Typische Szenarien
Rechnungen manuell ins ERP eintippen
Lieferantenrechnungen kommen per E-Mail als PDF. Buchhaltung muss Rechnungsnummer, Betrag und Kostenstelle von Hand ins ERP übertragen – bei 200 Rechnungen im Monat kostet das Stunden.
→ Automatische OCR-Erkennung und Übertragung – spart ca. 15-20 Stunden/Monat.
Bestellungen täglich nach Excel exportieren
Jeden Morgen muss jemand Bestellungen aus dem Shop-System exportieren, in Excel öffnen, Spalten umformatieren und an den Versanddienstleister schicken. Jeden. Einzelnen. Tag.
→ Vollautomatisch in 2 Minuten statt 30.
Genehmigungsprozess läuft per E-Mail
Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen oder Anschaffungen über 1000 € müssen von mehreren Personen freigegeben werden. Läuft per E-Mail-Kette – niemand weiß, wo die Anfrage gerade hängt.
→ Digitales Workflow-System – jeder sieht den Status, automatische Erinnerungen bei Verzögerung.
Dateneingabe in Legacy-System ohne API
Altes Produktionssystem hat keine Schnittstelle. Produktionsdaten müssen täglich von Hand aus Excel ins Altsystem übertragen werden – per Copy-Paste über 15 verschiedene Masken.
→ RPA-Bot übernimmt die Eingabe – spart täglich 1-2 Stunden manuelle Arbeit, auch ohne Schnittstelle.
Reports müssen wöchentlich erstellt werden
Jeden Freitag: Daten aus drei Systemen exportieren, in Excel zusammenführen, Pivot-Tabellen erstellen, formatieren, als PDF speichern und an Geschäftsführung schicken. Dauert 2 Stunden.
→ Automatischer Report jeden Freitag 8:00 Uhr im Posteingang – spart 8 Stunden im Monat.
Kunden-Onboarding mit 20 manuellen Schritten
Neukunde anlegen bedeutet: CRM-Eintrag, ERP-Stammdaten, Buchhaltung informieren, Zugang einrichten, Willkommens-E-Mail, Vertragsordner anlegen. Fehleranfällig und dauert 30 Minuten pro Kunde.
→ Ein Klick – alle Systeme befüllt, E-Mail raus, fertig in 2 Minuten.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet eine Prozess-Automatisierung? ✚
Kommt auf den Prozess an – von einfacher Automatisierung bis komplexem Workflow.
Größenordnungen zur Orientierung:
- Einfache Automatisierung (z.B. PDF-Daten per OCR auslesen und ins ERP übertragen): ab 1.500 CHF
- Workflow mit mehreren Systemen (z.B. automatisches Kunden-Onboarding): 4.000-8.000 CHF
- Komplexer Genehmigungsprozess über 5+ Systeme mit Benachrichtigungen und Monitoring: ab 12.000 CHF
Wichtig: Je nach Komplexität und Anzahl der Teilschritte kann es auch günstiger oder teurer sein. Eine einfache Buchhaltungs-Kategorisierung? Oft schnell erledigt. Ein mehrstufiger Approval-Prozess? Aufwändiger.
Am besten: Beschreib mir deinen Prozess – dann sage ich dir, was realistisch ist.
Welche Aufgaben lassen sich überhaupt automatisieren? ✚
Alles, was du öfter als 2-3x machst und nach einem klaren Schema abläuft.
Typische Beispiele:
- Rechnungen aus PDFs auslesen und ins ERP übertragen
- Benutzer im Active Directory anlegen
- Bestellungen exportieren, umformatieren und versenden
- Wöchentliche Reports aus 3 Systemen zusammenstellen
Faustregel: Wenn dein Team etwas regelmäßig von Hand macht und dabei einem festen Ablauf folgt, kann ich es automatisieren.
Was ist der Unterschied zwischen Prozess-Automatisierung und einer Schnittstelle? ✚
Schnittstelle = Das Gaspedal am Auto. Die Systeme können miteinander sprechen.
Prozess-Automatisierung = Das Auto fährt von selbst auf die Autobahn auf. Der gesamte Ablauf läuft automatisch ohne manuelles Eingreifen.
Beispiel:
- Schnittstelle: Dein Shop kann Bestelldaten ans ERP senden
- Automatisierung: Bestellung kommt rein → automatisch im ERP erfasst → Rechnung erstellt → E-Mail an Kunden → Versandetikett gedruckt
Wie lange dauert so eine Automatisierung? ✚
Von wenigen Tagen (einfache Automatisierungen) bis mehreren Wochen (komplexe Workflows mit vielen Systemen).
Ich arbeite iterativ – du siehst schnell erste Ergebnisse und kannst Feedback geben.
Was passiert, wenn sich mein Prozess oder eines meiner Programme ändert? ✚
Dann muss ich die Automatisierung anpassen – ist aber in der Regel keine große Sache.
Mein Tipp: Teste den neuen Prozess erst von Hand, bis er rund läuft. Dann passe ich die Automatisierung entsprechend an.
Wann lohnt sich Prozess-Automatisierung – und für welche Unternehmensgröße? ✚
Prozess-Automatisierung lohnt sich überall dort, wo wiederkehrende Abläufe Zeit fressen, Fehler verursachen oder Transparenz fehlt.
Kleinere Teams gewinnen sofort Entlastung im Tagesgeschäft. Gewachsene Produktions- oder Handelsunternehmen stabilisieren damit abteilungsübergreifende Prozesse mit mehreren Systemen.
Lass uns reden
Du hast eine IT-Landschaft, die funktionieren soll? Dann lass uns reden.
Technologien & Tools